Declareer & Factureer processen

Er zijn twee manieren waarop de prestaties in de Financiële module kunnen komen te staan. De ene methode is vanuit de HealthConnected HIS-applicatie, de andere methode is dat HealthConnected de inschrijfprestaties (en overige modules) klaar zet. Dit gebeurt voornamelijk op de kwartaal momenten van het betreffende jaar. Je ziet op het Dashboard altijd hoeveel prestaties (verrichtingen) er in welke status staat.

Je hebt verschillende manieren waarop de declaratie stromen verlopen. Hierin onderscheiden wij de volgende verlopen;

Verschillende verlopen

1. Declareren via VECOZO (je declareert rechtstreeks vanuit HealthConnected naar VECOZO
2. Declareren via tussenpersoon (je declareert via VIP Calculus, Zaak op Orde of Promeetec)

Factureren naar derden (je factureert rechtstreeks naar een patiënt, een organisatie of naar EHIC)
1. EHIC: European Health insure Card. Is Europese Zorgverzekeringspas.
2. Patiënt: De patiënt krijgt zelf de factuur
3. Organisatie: facturen die naar een organisatie toe gaat.

Per stroming leggen we hieronder uit hoe de declaraties verlopen, hierin leggen we uit welke statussen een prestatie doorloopt en wat de uitkomst kan zijn.
Het is goed om te weten dat we spreken van prestaties (de verrichtingen die aan een contact in het HIS zijn gekoppeld) en over declaratie(s) (één of meerdere prestaties die je declareert naar de verzekeraar).

Verloop via VECOZO

Declareer je rechtstreeks naar VECOZO, dan staat de Financiële module ingesteld om de declaraties rechtstreeks naar VECOZO te sturen. Zodra je een declaraties indient wordt de volgende stroming doorlopen.

Let wel: het is altijd goed om prestaties die onder de status Corrigeer staan, na te lopen. Zo zorg je ervoor dat ook deze prestaties meteen meegenomen kunnen worden bij het declareren.

Wanneer je declareert (lees hoe onder kopje: Declareren (kwartaal) prestaties) dan start je bij de status: Declareer.
Je prestaties zullen de volgende statussen doorlopen;

Declareer -> In afwachting -> Verzonden -> Afgehandeld OF Afgekeurd

Hieronder een toelichting per status
In afwachting = Je prestaties worden nu aangeboden bij VECOZO.
Verzonden = Je prestaties worden nu via VECOZO behandeld en aan de verzekeraars aangeboden. Vanuit hier kunnen er twee dingen gebeuren.
Afgehandeld = De verzekeraar keurt je prestaties goed, de prestaties worden afgerond.
Afgekeurd = De verzekeraar keurt je prestatie(s) af, het is wijs om na te gaan wat de reden van afkeur is om de volgende stap(pen) te ondernemen.*

*het kan zijn dat vanuit een gehele declaratie (BV: 100 prestaties), er enkele afgekeurd worden (BV: 10 prestaties zijn afgekeurd). Het hoeft niet zo te zijn dat alle prestaties uit een declaratie afgekeurd worden.

Als je in het Dashboard klikt op het getal onder Afgekeurd, dan krijg je een overzicht te zien van de prestaties die afgekeurd zijn en kan je per prestatie nagaan wat de reden van afkeuring is.

Verloop via tussenpersoon (VIP Calculus, Zaak op Orde of Promeetec)

Wanneer je declareert via een tussenpersoon, dan staat de Financiële module ingesteld om je prestaties om te zetten naar een declaratiebestand (ook wel het HA304 bestand), het declaratiebestand kan je na het declareren in de Financiële module aanbieden aan de betreffende tussenpersoon. Declaraties doorlopen de volgende stroming.

Let wel: het is altijd goed om prestaties die onder de status Corrigeer staan, na te lopen. Zo zorg je ervoor dat ook deze prestaties meteen meegenomen kunnen worden bij het declareren.

Wanneer je declareert (lees hoe onder kopje: Declareren (kwartaal) prestaties) dan start je bij de status: Declareer.

Declareer -> In afwachting -> Verzonden -> Afgehandeld

Hieronder een toelichting per status
In afwachting = Je prestaties worden in een HA304 bestand opgesteld.
Verzonden = Je prestaties zijn in het HA304 bestand verwerkt.
Afgehandeld = Je prestaties zijn klaar om te worden gedownload. Je kunt nu het HA304 bestand / declaratiebestand downloaden onder ‘Declaraties’ en aanleveren aan je tussenpersoon(lees hier meer).

Omdat de prestaties nu niet naar VECOZO gestuurd worden, maar er een declaratiebestand aangemaakt wordt doorlopen de prestaties een veel snellere flow. Mocht het zo zijn dat je ziet dat je prestaties in één van de statussen (In afwachting of Verzonden) blijft staan, kijk dan later op de dag nog even. Je hoeft het scherm niet open te houden, het is een proces dat op de achtergrond loopt en gewoon door gaat (ook als je uitgelogd bent).

Verloop factuur naar Patiënt / Organisatie / EHIC

Je kunt om meerdere redenen een factuur op de patiënt zetten of een organisatie. Een factuur op EHIC kan door de patiënt zelf bij de verzekeraar ingediend worden.
Als je een contact afrondt in het HIS kan je ervoor kiezen om de verrichtingen via de verzekeraar te laten gaan van de patiënt, via de Patiënt zelf of je kunt kiezen voor niet declareren.

Als je wil factureren naar een organisatie (denk aan een derde die informatie opvraagt van een patiënt), dan maak je in het HIS een contact aan, bij het afronden van het contact vermeld je de verrichting, vervolgens kies je bij het afronden voor patiënt en tot slot kan je in de Financiële module de prestatie van de betreffende patiënt aanpassen naar de betreffende organisatie.*

*Voor je een prestatie op een organisatie kunt zetten, moet je eerst de organisatie aanmaken (lees [artikel naam] voor meer informatie).

Wanneer je factureert naar een patiënt / organisatie / EHIC, dan doorlopen de prestaties de volgende stroming.

Let wel: het is altijd goed om prestaties die onder de status Corrigeer staan, na te lopen. Zo zorg je ervoor dat ook deze prestaties meteen meegenomen kunnen worden bij het declareren.

Wanneer je gaat factureren (lees artikel: Factureren patiënt / organisatie / EHIC), dan start je bij de status: Declareer.

Declareer -> In afwachting -> Verzonden -> Afgehandeld

Hieronder een toelichting per status
In afwachting + Verzonden = Je prestaties worden samen gevoegd en er wordt een factuur in PDF-format opgesteld.
Afgehandeld = Je prestaties zijn klaar en de factuur is opgezet in het PDF-format. De PDF wordt naar je Download map op de computer gezet.

Wij maken een factuur aan waarop staat vermeld dat de factuur binnen x (meestal 14 dagen) betaald dient te worden. De Financiële module is niet gekoppeld aan een rekeningnummer, waardoor er een controle is dat een factuur betaald is. Momenteel is de Financiële module puur bedoeld om te kunnen declareren en kan je nog niet (zoals dat bij een boekhoudpakket kan) facturen markeren dat ze betaald zijn.

Declareren (kwartaal) prestaties

Om de prestaties (verrichtingen) te gaan declareren doorloop je verschillende stappen om de gewenste prestaties door te sturen. De begin stappen voor het selecteren van de gewenste prestaties is hetzelfde voor de verlopen van VECOZO en de tussenpersoon. Onderstaande stappen richt zicht op het filteren van een periode van een maand en op het filteren van de kwartaalprestaties. In artikel: Filters toepassen lichten alle filters toe en hoe toe te passen.

Voor je de filters gaat toepassen en de declaraties gaat doorzetten is het goed om te kijken naar de prestaties in de status Corrigeer. Dit zijn prestaties waar nog iets aan gewijzigd moet worden voor de betreffende prestaties gedeclareerd kunnen worden. Vaak is een COV check al voldoende, mochten na de COV check nog prestaties de status Corrigeer hebben, dan is het wijs om de prestaties 1 voor 1 door te lopen.

Om de COV check te doen klik je eerst op het aantal onder de status Corrigeer in het Dashboard.

Vervolgens kom je op een nieuwe pagina uit waar alle prestaties onder elkaar staan, klik rechts bovenin op de knop Selectie. Er vouwt zicht nu een venster uit vanaf de rechterkant, hier zie de stoom in vermeld (in het voorbeeld is dat VECOZO, de status en het aantal prestaties. Klik hier op de en kies vervolgens voor de optie ‘Controle op verzekeringsgegevens‘.

Je zult nu zien dat de prestaties die in de selectie hebben gestaan lichtgrijs worden en zodra je met je muis over een prestatie gaat zal er aangegeven worden dat de prestatie in een proces zit en nu niet beschikbaar is.
Zodra het proces van de COV check doorlopen is kunnen er twee dingen gebeuren;

1. De prestatie is nu voorzien van de juiste verzekeringsgegeven en wordt naar de status Declareer gezet.
2. Er moet nog een wijziging worden uitgevoerd, de prestatie blijft op de status Corrigeer staan. Hoe en wat je met deze declaraties kan doen staat beschreven in artikel: Prestaties onder corrigeer.

Het proces kan enige tijd duren afhankelijk van het aantal prestaties, op het moment van de kwartaalprestaties zullen meerdere praktijken de COV check doorlopen. Hierdoor kan het proces ook even in beslag nemen.
Zodra de prestaties het proces hebben doorlopen zal je op het Dashboard zien dat het aantal onder de status Corrigeer lager ligt en het aantal prestaties onder de status Declareer meer zijn geworden.
Je kunt nu gaan filteren van de gewenste prestaties.

Filteren prestaties

Wanneer je gaat declareren klik je bij het Dashboard op het aantal prestaties die onder de status Declareer staan vermeld. Vervolgens kom je op de volgende pagina uit waarin je een aantal filters bovenin ziet staan.
Om alle prestaties van de maand te filteren stel je de volgende filters in;

Filteren per maand;
– Proces = VECOZO
– Status = Declareer
– Datum = Vul hier de datum in van de maand die je wil declareren, in ons voorbeeld is dat: 01-08-2025 t/m 31-08-2025.

Kwartaalprestaties filteren;
– Proces = VECOZO
– Status = Declareer
– Datum = De eerste van de maand van het kwartaal (01-01-[jaar], 01-04-[jaar], 01-07-[jaar] en 01-09-[jaar])
– Prestatiecode = vul hier de inschrijfprestaties in: 11115, 11116, 11117, 11118 en 11119 + je overige modules (BV: Meer tijd voor de patiënt – code: 13050)*

*We zijn er mee bezig om middels 1 knop de inschrijfprestaties van de betreffende praktijk weer te geven, momenteel is bovenstaande filtering nog nodig om alleen de inschrijfprestaties te tonen.

Declareren via Vecozo

Declareren via Tussenpersoon (VIP Calculus, Zaak op Orde of Promeetec)

Zodra je de filters bovenin heb toegepast zal je zien dat het aantal bij de knop Selectie veranderd, klik vervolgens op de knop Selectie en er zal een menu vanaf de rechterkant verschijnen. Je kunt nu in het menu klikken op ‘Declareren‘, na het klikken zullen de prestaties worden doorgezet naar de status Afgehandeld. Voor het verloop van de declaraties zie kopje: Verloop via Tussenpersoon (VIP Calculus, Zaak op Orde of Promeetec).
Nadat alle prestaties de status Afgehandeldhebben gekregen, kun je het HA304 declaratie bestand downloaden onder het menu ‘Declaraties’. Zie artikel: HA304 bestand downloaden voor de stappen.

In het artikel: Declareren & Factureren lichten we uitgebreid toe hoe je kunt declareren en kunt factureren.

Boekhoudkoppeling

Bij gebruik van een automatische koppeling met een boekhoudpakket is het volgende van belang:

Na het geven van de opdracht ‘Declareer’ of ‘Factureer’, wordt een debetboeking aangemaakt in het boekhoudpakket.
Na het geven van de opdracht ‘Correctie interne factuur’, op een prestatie in de status Afgekeurd, wordt een creditboeking aangemaakt in het boekhoudpakket. De prestatie zelf wordt teruggezet naar de status Corrigeer, waarna deze aangepast en opnieuw verwerkt kan worden.

Mocht je een boekhoudpakket willen koppelen met de Financiële module, dan hebben we enkele gegevens van je nodig. We willen je dan vragen het formulier in te vullen die je via onderstaande link kunt invullen. Daarna zal een verzoek naar Support worden gestuurd om je boekhoudpakket te gaan koppelen. Mochten er vanuit onze kant nog vragen zijn, dan zullen wij contact met je opnemen.

Formulier: HealthConnected Financieel informatie uitvraag