Agenda en planning

Capaciteit toelichting

In elke agenda staat een standaard capaciteit gepland. De capaciteit komt overeen met het aantal personen dat in een agenda ingepland staat, op basis van het standaard rooster op de post. Indien er 3 artsen staan ingepland, is de capaciteit in dat geval 3.
Elke locatie heeft zijn eigen agenda’s, capaciteit en dus flows. Er zijn geen flows die over meerdere locaties gaan.
NB. dit laatste geldt alleen voor posten die meerdere locaties hebben.

Voorbeelden

Voorbeeld

Als er één consultarts dienst heeft tussen 08.00 – 17.00 uur, staat er in de consultarts agenda tussen die tijd een capaciteit 1 (dus 1 persoon) gepland. De consulttijd is doorgaans 15 minuten, de telefonisch consulten zijn doorgaans 10 minuten. Deze kunnen door elkaar in uur gepland worden.

Voorbeeld planning van 1 uur

• In een uur kunnen 4 consulten van 15 minuten gepland worden.
• In een uur kunnen 6 telefonische consulten gepland worden.
• In een uur kunnen 2 consulten van 15 minuten en 3 telefonische consulten gepland worden.
• In een uur kunnen 3 consulten van 15 minuten en 1 telefonisch consult gepland worden.

Algoritme flow / agenda

Wanneer bij het maken van een afspraak het eerstkomende uur geen tijdsloten beschikbaar zijn en er een SPOED-plek nodig is (in geval van een U2), dan gebruik je het schuifje “afspraak moet gepland worden binnen de urgentietijd”.

Alle komende tijdsloten die dicht stonden, worden op dat moment vrijgegeven en kunnen voor deze triage weer gekozen worden.

In plaats van de 4 consulten die normaal ingepland kunnen worden binnen het uur, kunnen er dan 5 gepland worden. De arts heeft 15 minuten beschikbaar voor een consult. Het systeem reserveert direct, een tijdslot van 15 minuten, op een later beschikbaar moment in de agenda. Dit om de arts ruimte te geven, de tijd die dubbel gepland wordt in zijn/ haar agenda, in te halen.

Wanneer dit meerdere keren per uur voorkomt, zullen er dus meerdere tijdssloten gereserveerd worden in de agenda. Hierdoor kunnen U3 afspraken pas later ingepland worden dan gedacht.

Indien consulten sneller gaan dan de ingeplande tijd (dus consulten worden eerder afgerond) dan zal het systeem dit automatisch aanpassen en tijdssloten eerder vrijgeven.

Pauzes / blokkades / overdrachten

Gedurende de diensten staan er pauzes en overdracht momenten ingepland. Dit is terug te zien in het regieoverzicht of via het beheerscherm welke aan te klikken is in het regie-overzicht.

Klik onder contacten op “Regie”. Vervolgens op beheer rechts bovenin voor het bekijken van de pauzes en overige blokkades:

Wanneer je de grafiek van onderstaande agenda bekijkt, zie je het volgende:

1. Tussen 17 uur en 18 uur is er 1 arts beschikbaar (capaciteit 1)
2. Tussen 18 uur en 23 uur zijn er 2 artsen beschikbaar (capaciteit 2)
3. Vanaf 23 uur is er weer 1 arts beschikbaar (capaciteit 1)

De groene lijn geeft de capaciteit aan, met rechts de aantallen.

In onderstaande grafiek is een pauze ingevoerd tussen 21.00 – 21.30 uur.

De groene lijn geeft, gedurende de pauzetijd, een capaciteit van 1 aan. Het systeem houdt bij het plannen van de afspraken rekening met de ingevoerde pauzetijden.

Afspraken, pauze en overdracht momenten worden weergegeven in tijdsblokken van een half uur. Wanneer er een pauze of overdracht moment ingepland word op het kwartier, zal de capaciteit verschuiven. De capaciteit gaat dan naar een half, waardoor het lijkt dat er een halve arts is. Maar het betekent dat er een kwartier tijd beschikbaar is.

Uitloop

Wanneer er een achterstand ontstaat in het afhandelen van de consulten, bijvoorbeeld doordat er afspraken dubbel gepland staan of de consulten langer duren dan verwacht, gaat het systeem opnieuw de tijden herberekenen. Dit resulteert dan in het reserveren van openstaande tijdsloten in de agenda.

LET OP: indien een arts niet tijdig zijn consulten afhandelt, zal het systeem bij de herberekening, deze openstaande consulten meenemen en daarvoor tijdssloten gaan reserveren. Om die reden is het van belang dat de arts zijn consulten direct afrondt.Zodra een collega de arts gaat ondersteunen bij het afhandelen van de consulten, en de wachtkamer sneller leeg raakt, zal het systeem opnieuw een herberekening doen en tijdssloten (eerder) vrij geven. Hierdoor zal de triagist mogelijk gedurende de tijd, tijdsloten weer beschikbaar krijgen die eerder vol gepland stonden.

Hieronder een tweetal voorbeelden van agenda’s waarbij tijdsloten gereserveerd zijn, vanwege uitloop door bijvoorbeeld een spoed-triage of niet tijdige afgehandelde consulten.

Voorbeelden

Voorbeeld 1

Dit is een overzicht van de planning op een vrijdag om 23:45 uur. Zoals je ziet, is het eerste vrije slot op dat moment om 01:50.

De volgende afspraken staan op dat moment in de agenda’s:

De eerste indruk zegt, dat je eerder zou moeten kunnen plannen dan 01:50. Echter:

• Afspraken van patiënten van vóór 23:45 uur die nog niet in behandeling zijn, nemen een slot in gebruik na 23:45 uur, omdat je, als je deze gaat behandelen geen andere patiënt kan behandelen (dit slot wordt dus in feite doorgeschoven).
• Als er op een tijdstip zoals 00:30 overboekt wordt, zal die ook resulteren in een reservering op een later tijdstip (deze wordt dus in feite doorgeschoven). De tijdstippen die vrij lijken te zijn op de achtergrond, worden dus gevuld, zodat er niet meer patiënten gepland kunnen worden dan er beschikbare behandelaars zijn.

Hieronder de schematische weergave van de agendaplanning en de systematiek:

Voorbeeld 2

Dit is een overzicht van de planning op een zaterdag om 22:30 uur. Zoals je ziet, is het eerste vrije slot op dat moment om 01:15.

De volgende afspraken staan op dat moment in de agenda:

De eerste indruk zegt ook hier, dat je eerder zou moeten kunnen plannen dan 01:15 uur. Echter zit het zo:

• Afspraken van patiënten van vóór 22:30 of op 22:30, die nog niet in behandeling zijn, nemen een slot in gebruik na 22:30 uur. Omdat als je deze patiënten gaat behandelen, je geen andere patiënt kan behandelen (deze wordt dus in feite doorgeschoven).
• Om 23:00 staat er een blokkade i.v.m. de overdracht en kan er op dat tijdstip dus ook niet gepland worden
• Als er op een tijdstip zoals 23:30 uur overboekt wordt, zal die ook resulteren in een reservering op een later tijdstip (deze wordt dus in feite doorgeschoven.

Op deze wijze worden de tijdstippen die vrij lijken te zijn, op de achtergrond gevuld zodat er niet meer patiënten gepland kunnen worden dan er beschikbare behandelaars zijn.