Agendabeheer

Samenvatting

Binnen het menu-item “Agenda” onder “Beheer” is het mogelijk om agenda’s te beheren van de praktijk, maar ook afspraaktype en roostertype aan te maken of aan te passen. Dit is mogelijk door een keuze te maken tussen de twee opties

• Agendabeheer
• Afspraak- en roostertypes
• Notificaties

Agendabeheer

Wanneer gekozen wordt voor “Agendabeheer” opent een scherm met daarin alle agenda’s binnen de praktijk welke beheerd kunnen worden.

Agenda toevoegen

In het agendabeheer staat rechts bovenin de knop + Nieuw. Vanuit deze knop is het mogelijk een nieuwe agenda toe te voegen.

Voor het aanmaken van de nieuwe agenda dient er een keuze te worden gemaakt om wat voor agenda het gaat.
Hierin is de keuze tussen Personen, Ruimte of Apparatuur.

Vul vervolgens de naam van de agenda in en geef aan om wat voor “Agendatype” het gaat. De keuze hierin is als volgt:

• Assistente
• Huisarts
• AIOS
• POH-GGZ
• POH-S
• Overig

Indien er meerdere praktijken onder een HOED zitten, geef bij “Huisartsenpraktijken” aan bij welke praktijk deze agenda hoort. Na het klikken op Toepassen wordt de agenda toegevoegd aan de lijst.

Openen en bewerken agenda

Bij de achter elke agenda is het mogelijk om de agenda te openen, de details te bekijken of de agenda te bewerken.

Bij het openen van de agenda, wordt de agenda weergegeven.

Bij het bekijken van de details wordt de agenda-instellingen weergegeven.

• Door te klikken op wordt de agenda geopend.
• Door te klikken op  wordt het venster geopend om de agenda te bewerken.

Bij het bewerken van de agenda, is het mogelijk om onderstaande aan te passen.

• Agendasoort (Personen, Ruimte of Apparatuur)
• Naam van de agenda
• Agendatype
• Huisartsenpraktijk.

Afspraak- en roostertypes

Om afspraaktypes of roostertypes aan te maken of aan te passen moet eerst op de knop “Afspraak- en roostertypes” worden geklikt.

Rechts bovenin via + Type kan er gekozen worden om een nieuwe afspraaktype of een nieuw roostertype toe te voegen.

Afspraaktype

Voor het aanmaken van een nieuwe afspraaktype moet de optie “Afspraaktype” gekozen worden en moeten de volgende velden worden ingevuld:

• Kleur
• Omschrijving
• Contacttype
• Duur in minuten

Na het klikken op Toepassen wordt de afspraaktype aan de lijst toegevoegd.

Na het toevoegen is het via mogelijk om de afspraak te bewerken of te deactiveren. Bij het deactiveren zal de afspraaktype nog wel zichtbaar zijn in het overzicht, zodat het indien nodig geactiveerd kan worden. Alle inactieve afspraaktypes worden onderaan de lijst getoond. De inactieve afspraaktypes worden ook in het “grijs” getoond, de actieve afspraaktypes staan in het “zwart”. Tevens is er een grijze chip inactief te zien wanneer een afspraaktype inactief is.  

Roostertype

Voor het aanmaken van een nieuwe roostertype moet de optie “Roostertype” gekozen worden en moeten de volgende velden worden ingevuld:

• Kleur
• Omschrijving
• Afspraaktype

Na het toepassen wordt de afspraaktype aan de lijst toegevoegd.

Na het toevoegen is het via de mogelijk om de roostertype te bewerken of te deactiveren. Bij het deactiveren zal de roostertype nog wel zichtbaar zijn in het overzicht, zodat het indien nodig geactiveerd kan worden. De afspraaktype waaraan het rooster is gekoppeld blijft actief wanneer een roostertype gedeactiveerd wordt en andersom. Alle inactieve roostertypes worden onderaan de lijst getoond en wordt de tekst “grijs”. Tevens is er een grijze chip inactief te zien wanneer een roostertype inactief is.  

Rooster toevoegen

Rooster toevoegen

Na het toevoegen van agenda’s, afspraaktypes en roostertypes kunnen de roosters toegevoegd worden aan een agenda. Zoek naar een agenda of maak een agenda aan middels de knop + Nieuw waarbij een rooster toegevoegd moet worden.

Een rooster toevoegen of aanpassen is mogelijk door te klikken op de naast de agenda en te kiezen voor Openen.

Via + Afspraak is het mogelijk om blokjes (roostertypes) toe te voegen in de agenda.

In dit overzicht is rechts een blok met Rooster, klik hierop. Hier is het mogelijk om een agenda in te delen in vaste roosters met blokken.

Bij roostertype staan de vooraf opgeslagen roostertypes. Na het selecteren van het juiste roostertype dient de datum, tijd en de duur van het roosterblok ingevoerd te worden. Hierbij kan ook worden aangegeven of dit rooster moet worden herhaald en is het mogelijk om aan te geven of deze beschikbaar gesteld moet worden voor het patiëntenportaal. Hoe dit alles ingesteld kan worden, wordt hieronder in de volgende hoofdstukken beschreven.
Als alle gegevens zijn ingevuld, kan middels de knop Opslaan het rooster worden opgeslagen. 

Rooster herhalen

Bij rooster herhalen kan er uit een lijst worden gekozen op welke manier het rooster moet worden herhaald. Hier kan gekozen worden uit onderstaande opties.

• Niet herhalen
• Dagelijks
• Elke werkdag
• Wekelijks op X dag 
• Maandelijks op de eerste X dag 
• Jaarlijks op X datum 
• Aangepast

Bij de keuze “Aangepast” kan zelf gekozen worden hoe het rooster wordt herhaald. Hierbij kan het volgende worden ingesteld:

• Herhaal elke (hoeveelheid in cijfers)
• Frequentie (dag, week, maand of jaar)
• Wanneer het eindigt

Bij het herhalen van een week is het mogelijk om aan te geven op welke dag(en) het rooster herhaald moet worden.

Bij het herhalen van een maand is het mogelijk om aan te geven of dit rooster herhaald moet worden op de eerste maandag van de maand of op de dag waarop het rooster aangemaakt wordt.

Rooster bewerken

Het rooster kan worden gewijzigd door op het betreffende roostertype te klikken. Hierbij opent een tweede scherm met informatie over het roostertype.
Via het kan het rooster worden gewijzigd.

Na het klikken komt er bij een herhalend rooster de vraag hoe de aanpassing moet worden gedaan. Hierbij is de keuze:

• Alleen deze afspraak
• Deze en volgende afspraken
• Alle afspraken

Na het maken van de keuze komt er rechts het rooster bewerken in beeld. Hier kunnen de volgende dingen worden gewijzigd:

• Roostertype
• Beschikbaar voor patiëntportaal
• Datum
• Herhaling
• Tijdstip
• Duur in minuten of hele dag
• Agenda

Na het opslaan via de knop Opslaan zal het rooster worden aangepast.

Agenda beschikbaar maken voor patiëntportaal

Op de volgende twee wijze kunnen de agendablokken beschikbaar gemaakt worden voor Pharmeon afspraken.

Middels deze eerste wijze kan je per agendablok of blokken kiezen om deze beschikbaar te stellen voor het patiëntenportaal.

• Klik op een agendablok
• Klik op het icoontje
• Kies een van de opties “alleen deze afspraak”, “deze en volgende afspraken”, of “alle afspraken”.

Hier kan middels het aanzetten van het vinkje bij “Beschikbaar voor patiëntportaal” en te klikken op Opslaan aangegeven worden dat deze afspraak of afspraken beschikbaar zijn voor een patiënt om zelf in te plannen via UwZorgOnline.

Een tweede mogelijkheid om het patiëntenportaal beschikbaar te maken is door op een agendablok te klikken en het schuifje aan te klikken naast de tekst “Beschikbaar voor het patiëntenportaal.”

Welke afspraak is beschikbaar voor het patiëntenportaal

Wanneer een afspraak beschikbaar is gezet voor het patiëntenportaal zie je een agenda icoontje () bij de tekst afspraak staan.

Notificaties

Bij het maken, wijzigen of annuleren van afspraken kunnen er automatisch e-mailnotificaties naar patiënten gestuurd worden.
Daarnaast ontvangen patiënten herinneringen voorafgaand aan hun afspraak.
Je kunt deze notificaties instellen per afspraaktype: Consult, Videoconsult, Telefonisch consult of Visite.

Voorwaarden voor notificaties

Een aantal voorwaarden voor de notificaties:

• Standaardstatus: Notificaties staan standaard uit.
• Beheerder: Alleen de beheerder kan notificaties aanzetten.
• Per afspraaktype: Notificaties zijn instelbaar per afspraaktype mits het contacttype Consult, Videoconsult, Telefonisch consult of Visite is
• Voor alle praktijken: Instellingen gelden voor alle praktijken binnen een HOED.
• Uitzonderingen: Geen notificaties voor:
  • Overleden patiënten
  • Uitgeschreven patiënten
  • Waarneempatiënten
• E-mailadres vereist: Patiënt moet een geldig e-mailadres hebben.

Soorten notificaties

Er zijn vier typen notificaties:

 

Notificatie aanzetten

De beheerder kan per afspraaktype de notificatie aanzetten.
Ga naar het overzicht van de afspraaktypes. Hier is per type te zien of de notificaties aan of uit staan.

Klik op de    bij het afspraaktype en kies voor “Bewerken”. Zet de notificaties aan door te klikken op “Automatisch notificatie versturen naar patiënt”.
En klik daarna op de knop Toepassen

Controleren via het menu “Notificaties”. 
In dit menu staat een overzicht van alle afspraaktypes met actieve notificaties. 

Inhoudt van het bericht maken/aanpassen

In het Notificatieoverzicht is ook de inhoud van de notificaties te zien.

Het onderwerp van de notificatie is: “Bericht van uw zorgverlener”.
Contacttype-specifiek:

• Consult en Videoconsult: het tijdstip wordt weergegeven.
• Telefonisch consult en Visite: het tijdstip wordt niet weergegeven.

Er zijn vier notificatie typen 

• Bevestiging
• Wijziging
• Annulering
• Herinnering

Toevoeging van extra tekst

• Voor elk type notificatie is het mogelijk om aanvullende informatie toe te voegen (max. 16 combinaties)
• Dit gebeurd via het icoontje
• De standaardtekst is niet aanpasbaar

• De agendanaam wordt NIET in het bericht opgenomen zodat er geen interne naamgeving naar patiënten wordt verstuurd.
• Alleen de patiëntnaam wordt opgenomen in de e-mail.
• Agendanaam en reden van afspraak worden niet vermeld. (Om te voorkomen dat als de mail bij de verkeerde ontvanger of ouder/verzorger komt niet bekend is waarom er een afspraak gemaakt is)

Bevestiging:

Herinnering:

Wijziging:

Annulering: