Uitloop

Wanneer er een achterstand ontstaat in het afhandelen van de consulten, bijvoorbeeld doordat er afspraken dubbel gepland staan of de consulten langer duren dan verwacht, gaat het systeem opnieuw de tijden herberekenen. Dit resulteert dan in het reserveren van openstaande tijdsloten in de agenda.

LET OP: indien een arts niet tijdig zijn consulten afhandelt, zal het systeem bij de herberekening, deze openstaande consulten meenemen en daarvoor tijdssloten gaan reserveren. Om die reden is het van belang dat de arts zijn consulten direct afrondt.


Zodra een collega de arts gaat ondersteunen bij het afhandelen van de consulten, en de wachtkamer sneller leeg raakt, zal het systeem opnieuw een herberekening doen en tijdssloten (eerder) vrij geven. Hierdoor zal de triagist mogelijk gedurende de tijd, tijdsloten weer beschikbaar krijgen die eerder vol gepland stonden.

Hieronder een tweetal voorbeelden van agenda’s waarbij tijdsloten gereserveerd zijn, vanwege uitloop door bijvoorbeeld een spoed-triage of niet tijdige afgehandelde consulten:

Overzicht beschikbare afspraken
Dit is een overzicht van de planning op een vrijdag om 23:45 uur. Zoals je ziet, is het eerste vrije slot op dat moment om 01:50.


De volgende afspraken staan op dat moment in de agenda’s:

De eerste indruk zegt, dat je eerder zou moeten kunnen plannen dan 01:50.
Echter:
• afspraken van patiënten van vóór 23:45 uur die nog niet in behandeling zijn, nemen een slot in gebruik na 23:45 uur, omdat je, als je deze gaat behandelen geen andere patiënt kan behandelen (dit slot wordt dus in feite doorgeschoven).
• als er op een tijdstip zoals 00:30 overboekt wordt, zal die ook resulteren in een reservering op een later tijdstip (deze wordt dus in feite doorgeschoven)
De tijdstippen die vrij lijken te zijn op de achtergrond, worden dus gevuld, zodat er niet meer patiënten gepland kunnen worden dan er beschikbare behandelaars zijn.

Hieronder de schematische weergave van de agendaplanning en de systematiek:

Dit is een overzicht van de planning op een zaterdag om 22:30 uur. Zoals je ziet, is het eerste vrije slot op dat moment om 01:15.

De volgende afspraken staan op dat moment in de agenda

De eerste indruk zegt ook hier, dat je eerder zou moeten kunnen plannen dan 01:15 uur.

Echter zit het zo:

  • Afspraken van patiënten van vóór 22:30 of op 22:30, die nog niet in behandeling zijn, nemen een slot in gebruik na 22:30 uur. Omdat als je deze patiënten gaat behandelen, je geen andere patiënt kan behandelen (deze wordt dus in feite doorgeschoven).
  • Om 23:00 staat er een blokkade i.v.m. de overdracht en kan er op dat tijdstip dus ook niet gepland worden
  • Als er op een tijdstip zoals 23:30 uur overboekt wordt, zal die ook resulteren in een reservering op een later tijdstip (deze wordt dus in feite doorgeschoven.

 

Op deze wijze worden de tijdstippen die vrij lijken te zijn, op de achtergrond gevuld zodat er niet meer patiënten gepland kunnen worden dan er beschikbare behandelaars zijn.